В «кассах» в главном меню программы для автостоянки указываются способы оплаты. «Тарифы» позволяют создавать любую удобную Вам тарификацию: это могут быть почасовые, суточные, ночные или другие тарифы. Для автоматизации всех будущих расчетов по каждому тарифу нужно указать лишь его стоимость. В этом же справочнике указывается стандартная стоимость бронирования места – на удобный вам срок. Благодаря этому справочнику программа сама раcчитает необходимую оплату по каждому клиенту. Также можно ознакомиться и с другими программами для автоматизации здесь.
Всех клиентов вы можете разделять на категории, чтобы ваши сотрудники заранее знали, нужен ли выбранному клиенту особенный подход.
Справочник «стоянка» используется для указания списка всех ваших филиалов и количества мест на них. Это необходимо, чтобы контролировать занятость, и чтобы сотрудники не могли указать заезд на несуществующее парковочное место. Когда Вы укажите в «сотрудниках» Ваш персонал, пользователи программы будут видеть данные именно по своей стоянке – это еще больше упростит их работу.
На этом заполнение справочников завершено. С их помощью информационная система в дальнейшем будет сама проводить все необходимые расчеты.
Вся основная работа в программе происходит в блоке «модули» в разделе «стоянка». Для добавления новой записи нажмем правой кнопкой мыши в свободное место таблицы и выберем «добавить». Обязательные для заполнения поля отмечены звездочкой.
При выборе машины программа сама перенаправляет нас в новую вкладку «клиенты». Если контрагент уже находится в базе данных, нужно лишь его выбрать. Для быстрого поиска достаточно начать вводить номер машины, первые буквы имени владельца или номер его телефона. Если же клиент новый – мы легко его регистрируем, указывая контактные данные и информацию по машине. Выбрав клиента, мы автоматически возвращаемся в окно добавления посещения. Информация о парковке подставляется автоматически – по логину текущего пользователя. Остается лишь указать парковочное место и выбрать тариф из вашего списка.
Как только вы сохранили информацию, статус изменился на «на стоянке». В этой таблице для вашего удобства отображаются только находящие на стоянке машины или же те, по которым есть задолженность.
Во время выезда сотруднику нужно будет нажать на действие «выезд» или горячую клавишу «F7». Необходимую к оплате сумму программа рассчитает автоматически по указанному тарифу. Для фиксирования оплаты по визиту используется вкладка «оплата». По факту оплаты можно сформировать и сразу же распечатать квитанцию со всеми необходимыми данными по заезду.
Специальный отчет «состояние парковки» поможет быстро оценить наличие свободных мест.
Учет бронирования парковочного места осуществляется в модуле «клиенты». В соответствующих вкладках вы указываете факт брони, выбираете нужный период и тариф. Оплата фиксируется во вкладке «оплата брони».
В блоке «отчеты» формируется необходимая для финансового и управленческого учета статистика. Здесь вы найдете детальную информацию по всем платежам за любой период, узнаете, кто еще не погасил задолженность, найдете самых перспективных клиентов или же сможете посмотреть, какие тарифы пользуются наибольшей популярностью.
Детальный аудит в программе поможет руководству отслеживать точную дату и сумму платежей, деятельность подчиненных и избежать ошибок или преднамеренных махинаций с финансами.
Источник: