В последние годы рынок систем ЭДО для малого и среднего бизнеса стал значительно шире и разнообразнее. У создателей и поставщиков систем электронного документооборота появились новые разработки, идеи, а также четкое представление об автоматизации документооборота этого сегмента бизнеса. Характеристики современных систем ЭДО, на первый взгляд, похожи, но у каждой есть свои преимущества.
Выбор системы электронного документооборота сегодня, сложная задача для руководства компаний. В этом вопросе важно правильно определить цели и задачи, которые будет решать ЭДО:
— создание централизованного доступа к документам компании и минимизировать риски их утраты. Здесь основная задача – четкая система архивирования документации;
— снижение расходов на делопроизводство и ежедневное использование. Важным будет решение задач автоматизации делопроизводства и точный выбор необходимых элементов ЭДО, особенно для компаний с активным внутренним и внешнем документообороте;
— повышение эффективности оперативного управления компанией. Главной задачей компании для достижения этой цели будет автоматизация документооборота, особенно, если компания внедряет процедуры качеством и использует большое количество типовых процессов.
Для успешной работы ЭДО цели и задачи должны быть определены точно, так как завышение целей и задач – серьезный риск и к этому нужно относиться с максимальной осторожностью. Недостаточно продуманные цели и задачи, увеличат стоимость системы электронного документооборота. Также, компания рискует что данный проект не будет успешно завершен.
Перед выбором системы ЭДО необходимо воочию на нее посмотреть, послушать отзывы пользователей, чтобы узнать все плюсы и минусы работы.
Самым распространенным заблуждением при внедрении системы ЭДО, является слепая вера в то, что автоматизация, сама по себе, оптимизирует работу документооборота. Если в компании нет порядка в документообороте, то, с введением системы ЭДО, этот документооборот рискует превратится в «автоматизированный хаос».
Рассчитывая бюджет проекта внедрения систем ЭДО важно понимать, что автоматизация должна работать во всех отделах компании. «Проба» ЭДО в каком-либо одном секторе компании, не даст четкого представления о том, нужно ли компании переходить на ЭДО. Более того, нужен точный расчет всего штата сотрудников компании. Важен и разумный подход к оценке полной стоимости проекта. Зачастую значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
Немаловажно ознакомиться с другими системами ЭДО, с расширенными возможностями на случай, если компания планирует расширение и увеличение сотрудников, чтобы не пришлось потом нести большие расходы на внедрение новой системы ЭДО.
И, конечно, нужно точно знать, смогут ли сотрудники освоить систему ЭДО. Не секрет, что любая автоматизация может увеличить объем работы, особенно на начальном этапе. Если в компании нехватка персонала – надо увеличить количество сотрудников, или выбрать систему ЭДО с более простыми функциями, чтобы дорогостоящая система не стала бесполезным приобретением.
Тщательный выбор системы ЭДО, поставщика – важный фактор, который минимизирует расходы и риски, а также, поможет отладить процесс документооборота, с учетом всех нюансов работы компаний среднего и малого бизнеса.
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс
http://kodeksdoc.ru/
Источник: